Calendrier

Tout au long de l'année, tenir les comptes régulièrement (fin du mois ou fin de période par exemple). Cela permet de remédier à toute erreur éventuelle.

Pour toute demande auprès de la banque comme: demande de relevés, renouvellement de chéquier, ou autre,...

merci de NE PAS CONTACTER LA BANQUE mais de passer par l'OCCE (ad26@occe.coop)

A partir du 31 août 2024:

• Envoi des documents pour le compte-rendu financier (CRF) : jusqu’au 30 septembre 2024
• Règlement de l'adhésion : jusqu’au 31 octobre 2024
• Changement de mandataires : dès que possible et jusqu'au 31 octobre 2024

Comptabilité

Nous avons mis à disposition des coopératives scolaires adhérentes, un logiciel de comptabilité entièrement gratuit et accessible depuis internet : RETKOOP.  

Tous les bilans financiers sont renseignés, à partir de ce logiciel.

Cet outil nous permet aussi d’accéder à votre comptabilité et de vous aider à distance en cas de soucis.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez clôturer vos comptes de l’année et éditer directement votre bilan financier.

• Accéder à Retkoop

Un identifiant et un mot de passe vous sont demandés. Nous vous invitons à changer de mot de passe et à le noter afin de le retrouver facilement. En cas de problème, prenez contact (mail ou téléphone) avec l’OCCE 26 qui vous aidera dans vos recherches.

Pour vous aider :

• un tutoriel en vidéo pour découvrir le cahier de compta en ligne
• un tutoriel en PdF
• Des formations en ligne vous sont proposées pour vous aider à la prise en main du logiciel.
• Nous pouvons également venir vous rencontrer dans les écoles si besoin. Contactez-nous !

Changement de mandataire

IMPORTANT : Les demandes de changements de mandataires sont à nous adresser avant le 31 octobre.

• Pour les nouveaux mandataires, un formulaire est à renseigner en ligne. (il vous est envoyé quand vous nous avez contacté)
• L’OCCE 26 se charge d’effectuer les démarches auprès de la banque.  : Le mandataire ne doit pas traiter directement avec son agence.
• Les mandataires sont obligatoirement des enseignant·es, ils ont la signature sur le compte coop de l’école, ils sont responsables des comptes de la coopérative et des engagements pris pendant la durée de leur mandat.
  Ils n’auront pas à être renouvelés chaque année, leur mandat prendra fin quand ils seront remplacés, et/ou à leur demande écrite.
• Pour qu’une coop puisse bien fonctionner, il faut 2 mandataires.
• Petit rappel ! Le directeur n’est pas mandataire de droit. La coopérative est une oeuvre collective...

L'affiliation

IMPORTANT : Vous avez jusqu’au 31 octobre de l’année en cours pour affilier votre coop !

Pour renouveler votre adhésion, tout se passe sur Retkoop :

• Remplissez vos effectifs de classe dans l'onglet "adhésion" (rectangle rose) puis éditer l'engagement des mandataires à nous renvoyer par courrier postal avec votre chèque d'adhésion ou en ayant demander un virement (ce qui préférable pour nous)
• Remplissez les documents nécessaires à un changement de mandataire (rectangle vert "changement de mandataire") et renvoyez-les nous par mail à ad26@occe.coop

Vous pourrez télécharger votre attestation justificatif de paiement ainsi que votre attestation d’assurance dès que nous aurons validé votre affiliation.

Le compte-rendu financier (CRF)

L'année scolaire se terminant le 31 août, la clotûre du cahier ne peut se faire qu'à partir du 1er septembre. Avant cette date, certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles sur Retkoop.

Un mandataire est responsable des comptes jusqu’à la fin de l’exercice comptable, soit jusqu’à ce que le CRF soit fait. Lorsqu’un mandataire quitte l’école il doit, même après le 31 aout, s’acquitter de ses responsabilités.

Opérations à réaliser pour clore le cahier de comptabilité :

1. Vérifier que toutes les opérations ont été saisies,
2. Pointer toutes les dernières opérations à l’aide du dernier relevé de compte. Les opérations qui ne sont pas encore passées en banque doivent restées « non pointées » et apparaîtront en rapprochement bancaire dans le cahier de l’année prochaine.  
3. Si nécessaire, compléter l’arrêté de caisse et le tableau des subventions (onglets en bas à gauche dans votre cahier de compte)
4. Clôturer le cahier sur Retkoop en cliquant sur l'onglet correspondant (cadre violet en bas de la page cahier de comptabilité)
5. Compléter le compte-rendu d’activité (CRA) en ligne et le compte rendu financier

Quand tout cela est fait, ce que vous devez nous faire parvenir :

1. La page "quitus" signée par les vérificateurs (au moins 1 parent d'élève) - à éditer sur Retkoop
2. Le dernier relevé de compte de l'année sur lequel le solde bancaire est en adéquation avec le solde comptable de votre bilan.
3. Si vous percevez une subvention : un justificatif de subvention ou la copie du relevé de compte indiquant le versement de celle-ci

Tous ces documents peuvent nous être transmis :

1. Directement sur Retkoop (idéal).
2. Par mail.
3. Par voie postale (beaucoup de papier).

Nous souhaitons vivement que tous les mandataires respectent la date indiquée et n'hésitent pas à nous contacter pour nous signaler leurs difficultés. 

Nous vous rappelons que l'association départementale doit fournir à l'OCCE National la sommation des comptes-rendus de toutes les coopératives pour ainsi faire certifier l'ensemble des coopératives auprès du Commissaire aux Comptes. Le respect de ces consignes nous permettra de continuer à évoluer dans la clarté, la transparence et le respect de nos statuts.

Pour vous aider :

• un tutoriel vidéo
• un tutoriel en PdF

Les régies d'avance

La régie d’avance peut-être utilisée dans les écoles qui comptent plusieurs classes ou dans le cas de projets ponctuels (voyages, classes transplantées...).

Le mandataire fait alors une avance à un·e collègue pour sa classe ou pour un projet précis (prévoir un reçu pour ces avances). 

Le collègue qui reçoit cette avance doit rendre compte des dépenses au mandataire et fournir les pièces justificatives, afin que celui-ci puisse intégrer les mouvements effectués dans la comptabilité de la coopérative.

Pour vous aider : 

• une pièce justificative pour la régie d'avance
• un modèle de suivi pour vous aider dans votre régie d'avance : imprimer le document sur une feuille A3, et pliez-la pour en faire un livret dans lequel vous glisserez vos justificatifs.
• un tuto en vidéo pour saisir les régies d'avance
• un tuto en PdF pour inscrire les régies d'avance dans votre compta sur retkoop.

Si vous ne souhaitez pas faire de régies d'avance, les collègues font l’avance des frais et fournissent tous les justificatifs pour être remboursés par le mandataire.